¿Sabías que ya no es necesario colocar una firma manuscrita en los documentos digitales? Desde el 2015, los salvadoreños pueden obtener su firma electrónica y usarla con la misma validez que una tradicional. 

Esta forma de rubricar permite ahorrar tiempo en los procesos, eliminar las barreras geográficas y reducir costos en los trámites.  

A continuación te contamos en qué consiste dicha firma y quiénes pueden crearla, según lo establecido en la Ley de Firma Electrónica y los procedimientos del Ministerio de Economía.

¿Qué es una firma electrónica?

De acuerdo con el Banco Central de Reserva (BCR), una firma electrónica es “el conjunto de datos electrónicos que se adjuntan a un documento digital con fin de identificar al firmante y garantizar la integridad del contenido”. La legislación salvadoreña establece dos tipos: simple y certificada.

La primera se refiere a “datos electrónicos que utiliza una persona para llevar a cabo una firma a través de cualquier plataforma”. De acuerdo con el MINEC, con esta opción “no hay una certeza al 100 % en cuanto a la identidad del firmante”; algunos ejemplos son las firmas de correos electrónicos y las credenciales para acceder al servicio de banca en línea.

La certificada también son datos electrónicos asociadados al firmante; sin embargo, éstos “son generados mediante un dispositivo seguro de creación que permite vincular de manera exclusiva la firma con su titular”, según el ministerio. Su valor jurídico es exactamente igual al de la firma manuscrita tradicional, pudiéndose usar en contratos, documentos notariales, declaraciones juradas, actas y otros trámites legales o administrativos.

¿Quiénes pueden obtener su firma electrónica certificada?

La Ley de Firma Electrónica determina que tanto personas naturales como jurídicas pueden hacer uso de ésta rúbrica en El Salvador; no obstante, los requisitos para obtenerla serán diferentes. 

• Persona natural

Cualquier ciudadano que desee tener su firma digital solo necesitará su Documento Único de Indentidad vigente y en buen estado.

• Persona natural con profesión regulada

– Arquitectos o ingenieros: deben presentar su título universitario, certificación del título y el carnet emitido por el Consejo Nacional de la Arquitectura y la Ingeniería.

– Médicos: deben presentar su título universitario, certificación del título y carnet de la Junta de Vigilancia de la Profesión Médica (JVPM).

– Enfermeros, fisioterapistas y demás personal de salud: deben presentar su DUI, título universitario, certificación del título y auténtica, así como el carnet del Consejo Superior de Salud Pública (CSSP) o número de la Junta de Vigilancia de la Profesión en Enfermería (JVPE).

– Abogados y/o notarios: deben presentar su tarjeta de identificación de la abogacía vigente (frontal y reverso), el acuerdo de autorización o rehabilitación para el ejercicio de la función notarial debidamente publicado en el Diario Oficial, la constancia de notario activo o rehabilitado (según sea el caso) y la copia de la publicación del Diario Oficial.

– Contadores y/o auditores: deben presentar su DUI y la credencial vigente del Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoría (CVPCPA).

• Funcionarios públicos

Las personas naturales funcionarios públicos deben presentar su DUI, la denominación y número de identificación tributaria de la Institución que preside, la certificación del acuerdo de nombramiento y publicación en el Diario Oficial y certificación de acta de toma de posesión, así como la dirección de la Institución que preside.

• Representante legal de una persona jurídica

Los representantes legales de una persona jurídica privada deben presentar el DUI o pasaporte del apoderado, la denominación social y número de identificación tributaria de la persona jurídica que preside, los documentos que acrediten la representación legal debidamente inscritos en el Registro de Comercio o en la entidad que lo regula.

¿Quiénes no pueden crearla?

De acuerdo con el artículo 26 de la Ley de Firma Electrónica, el uso de esta rúbrica se inhabilita en tres casos: menores de edad, personas con incapacidad legal declarada y privados de libertad condenados en sentencia firme.

¿Cómo tramitar la firma electrónica certificada?

Antes de conocer el paso a paso para obtener la firma electrónica es necesario saber que el Ministerio de Economía solo cuenta con tres Proveedores Acreditados de Servicios de Certificación: UANATACA El Salvador S.A de C.V., PBS El Salvador S.A. de C.V. y el BANCO CENTRAL DE RESERVA DE EL SALVADOR.

El proceso de certificación, costo e incluso algunos requisitos pueden variar según el proveedor seleccionado. En este artículo que explicaremos cómo solicitar tu firma a través del BCR:

• Ingresar a la página web del banco y llenar un formulario con información personal de acuerdo al perfil elegido (natural o  jurídico).
• Realizar un pago de $15, independientemente el tipo de certificado seleccionado, por medio de tarjetas de crédito o débito.
• Realizar el proceso de identificación con fotos del DUI y un video en tiempo real con el celular; el link se enviará por correo electrónico.
• El BCR enviará un segundo mensaje que contendrá el certificado digital descargable.
• Y por último te enviará el usuario y contraseña que usarás para firmar electrónicamente. El artículo 34 del reglamento de la Ley de Firma Electrónica indica que los proveedores no pueden mantener copia de estos datos, por lo cual serán borrados luego de que hayan sido entregados a su titular.

Cabe destacar que la rúbrica digital emitida por el BCR tiene vigencia de un año, para renovarla se deberá hacer todo el proceso de nuevo.

¿Cómo firmar electrónicamente?

Una vez tengas tu firma electrónica podrás usarla de manera segura y válida en cualquier documento digital, para ello debes seguir los siguientes pasos:

• Abrir el software del proveedor de firma electrónica.
• Verificar que las credenciales estén activadas. 
• Abrir el documento a firmar en formato PDF. 
• Dar click en la herramienta de usar certificado. 
• Seleccionar la opción de firmar digitalmente y dibujar el recuadro donde aparecerá la rúbrica.
• Elegir el perfil que previamente se cargó con el software del proveedor. 
• Verificar el aspecto visual de la firma electrónica y darle click en firmar. 
• Guardar el documento en el dispositivo e ingresar el pin personal.

Al finalizar dicho proceso se podrá observar un recuadro con el nombre completo del signatario debajo del texto “Firmado digitalmente por”. Este bloque contiene información cifrada que vincula la firma con su titular. 

El MINEC señala que “si el documento firmado se copia mediante cualquier medio electrónico, éste continúa siendo el original, es decir que, la copia sigue teniendo las mismas características de seguridad que garantizan su validez”.